用常用句回覆信件
說到每天都得做的重複工作,最常見的應該是回信吧!
有些人一天中會用兩、三個小時來回信,非常浪費時間。
其實每天收到的信件中,真正重要的只有一、兩封。
我一天大約會收到兩百封信,不過真正重要的只有五封左右,其他的只要依
序用常用句迅速回覆,即可處理完畢。
發現這一點,是在我剛開始用電子報分享「在家賺錢」的方法時。那時我每
天都收到兩百封諮詢信件,面臨「如何一天內全部回覆完畢」的難題。
如果逐一回信,工作進度會停擺,但對方特地寫信來諮詢,又不能隨便敷
衍。當我加快速度一封接一封地回信時,發現自己反覆輸入了好幾個同樣的句
子,便察覺這段時間是可以縮短的。
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用短句登錄功能來取代複製貼上
寫信時,只要配合各種情況來使用制式文句,就可省下多餘的時間。
雖然在固定格式裡填入個別細項,就能寫出適當的回覆,但我說的制式化,
不是要逐一複製貼上。
我用的方法是短句登錄,輸入開頭字母,就會出現整句話以供候選。
按下「k」會出現「您好」、「晚安」、「謝謝您這次的來信」、「今後也請
多多指教」;按下「m」會出現「感謝您的來信」、「misato@yugacelebrity.
co.jp」、「感謝您訂閱我的電子報」、「承蒙您閱讀我的電子報,非常開心」。
比起複製貼上,使用短句登錄的功能來寫信更可以加快工作速度,請務必嘗
試看看。
可能有人認為,要一句一句地登錄很麻煩,登錄個一、兩句就夠了。
不過,考慮到往後的工作效率,花在登錄上的時間根本不是問題。登錄的常
用句越多,寫信的時間就能縮得越短,所以請你逐一登錄。
不必思考登錄的標準,寫信時一碰到尚未登錄的句子,就馬上登錄!我總是
把感覺會用到兩次以上的句子,一律登錄進去。
而且,還要設定成不必輸入單字,只輸入開頭的羅馬字母,像是「k」或
「m」,就會出現整個句子的模式。
登錄的常用句多,稍微按個鍵就會出現好幾個候選句子。只要從中選擇,回
信時會比逐字輸入快很多。
假如設定為按一個鍵就會出現五個候選常用句,只要看一眼,便可毫不遲疑
地做出選擇。
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開會時最適合處理瑣碎雜事
其實,人不在辦公桌前,也會碰到空檔。或許應該說,這時候空檔反倒比較
多。最好用的空檔,就是開會時間。
等待成員到齊的時間,沒道理什麼都不做,這段時間最適合拿來處理雜事!
這時候有很多事可以做,像是收信、回信或稍微查個東西,所有雜事都能在
這段時間內做完。
正在開會時,很多人就只是聽講,但是只要帶著筆電,開會時也可以工作。
如果是自己主辦的會議,當然要專心開會,但很多沒意義的會議都只是拖拖
拉拉地重複事情,讀著會議大綱而已。所以,一拿到會議資料就瀏覽一下內
容,把剩下的時間用來作自己的工作吧!熟練了以後,甚至還能一邊寫會議紀
錄一邊工作。
利用前一堂課所教的短句登錄功能,點四下就能回覆信件,趁開會時收信和
寫信是最好的。
抱怨太常開會,時間都被占用的人,其實處於身體被會議綁住,而頭腦什麼
都不想的狀態。即使身體被綁住,頭腦還是可以自由思考,所以要善加利用會
議時間。把它想成能運用的零碎時間,就覺得開會是很棒的。
利用零碎時間,之後更輕鬆
確實切換開關,該休息時就要休息的觀念是現在工作的主流,維持工作和生
活的平衡即為一例。但是,我並不贊成該做的事情還沒完成卻要休息。這不僅
是身為經營者的想法,也是我從小的習慣。
我小時候總是把課本放在學校,回到家完全不唸書。
乍聽之下,好像我是個討厭唸書的不良少女。但其實是因為我已經利用下課
時間,寫完當天的所有功課,回到家就不用唸書了。
回到家以後,我有很多時間可以寫自己喜歡的小說,成績也不差。
我在補習班指導學生時,曾告訴他們:「一想到回家得唸書就會更想去玩,
所以要趁下課前趕快唸!」
為了擺脫「不做不行」的束縛,當下趕快做是很重要的。
以我自己為例,假如利用下課時間把功課寫完,回家後就不會惦記著「必須
寫作業」而無法好好享樂。
雖然下課時間只有十到十五分鐘,但六小時的課就有五節下課時間,總計大
約有一個小時。如果這樣還不夠,就在課堂上稍微做一點,當天的作業、複習
和預習就差不多完成了。
要是想著之後再一起處理,事情越積越多,只會提不起勁去做,也沒有自己
的時間了。
利用空檔把該做的事情做完,其實是為了讓自己更輕鬆。
(節錄自《就是比你早3小時下班》/三采文化出版,非經同意請勿轉載。)
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【內容簡介】
「工作根本做不完,每天都要加班!」
「工作太忙了,沒有自己的時間。」
「我很不會運用時間,回過神來就發現自己總是被時間追著跑……」
「好想改善所有的浪費,過著有效率的生活。」
「真希望多點自由的時間,用來學點什麼!」
學會時間管理、早下班,是上班族永遠的課題。
啟動「工作整理術」!關鍵就在於「座位整理」→「情報整理」→「腦內整理」。
學會記住關鍵,忘記不重要的事!
情報過多的現代生活中,資料、行程管理、靈感、企劃案等,這些工作中其實隱藏著很多時間浪費。
作者曾任知名補習班講師,指導學生超過3000人,更經營IT教室指導學員人數超過8000人。
活用自身經驗歸納出來的「14天工作整理術」,讓你學會管理自己的工作和生活!