脫離職場新鮮人的稚嫩,經過多年努力,你的工作表現在同儕中出類拔萃,終於獲得拔擢,也對未來職場發展邁入嶄新的階段充滿了期待。但晉升主管並不代表從此就可過著意氣風發、幸福快樂的日子!你馬上發現,重重的考驗洶湧而至,完全沒有緩衝期……

  考驗一:失去朋友
  你的麻吉不是你的麻吉,那些曾經跟你肝膽相照、兩肋插刀的友誼將產生質變。

  考驗二:主管的包袱
  害怕被部屬看扁、不懂裝懂、急著證明自己的能力!

  考驗三:不知如何收服人心
  被見不得人好的同仁「衝康」、被部屬質疑,讓你大呼心好累? 

 

現任台灣卡內基訓練執行長黑立言培訓過無數知名企業的內部主管訓練,對職場管理與人際關係處理,有深入而獨到的見解;在新書《三明治主管的帶人技術》中親授8大訣竅,讓身為三明治主管的你「卡」在老闆與部屬之間也可以很優雅~

 


 

《三明治主管的帶人技術》內容摘錄 

 

開會的藝術

 

工作久了,大家都參與過許多光怪陸離的會議,有的是主管滔滔不絕、與會者一片木然;有的是大家吵成一團,主管完全束手無策;有的是彼此雞同鴨講,誰也沒聽懂別人在說什麼。

 

主管的其中一項重要職責就是主持會議。當你自認絕對不會重蹈覆轍,卻發現這項任務沒有想像中那麼簡單、現場突發狀況層出不窮時,心裡可能會問:「難道我只能隨機應變,沒有成功達陣的規則可循嗎?」

 

  • ─藝術一:確實說明開會目的

卡內基訓練針對開會,有一個完整的單元課程。首先,擔任會議主席的主管,必須在開會前先確認開會的目的是什麼,是要爭取大家對公司既定政策的支持,還是徵詢意見作為決策參考。

 

為什麼要先設定開會的目的呢?如果明明是已經做了決定,只想開會請大家配合,卻模稜兩可地說要徵詢大家意見,同仁踴躍發表自己的意見後,才發現公司決策早就拍板定案,可能會有受騙的感覺,下次真要召開諮詢大家意見的會議時,與會者就沒意願發表意見了。

 

  • ─藝術二:創造參與感,提高執行力

為了避免這類誤會,有些主管在主持政令宣達的會議時,就乾脆都自己說明。但我們常看到,主管講得頭頭是道、口沫橫飛,參與的同仁似乎頻頻點頭稱是,主管就自我感覺良好,以為大家都弄明白了,就等著驗收成果。

 

一個月後,主管開始詢問進度時……

 

一位同仁很無辜地說:「真的要這樣嗎?」還有人說:「啊!我還在忙別的事情!」這時主管才驚覺,之前自己會議裡那場生動的簡報,對同仁而言原來只是耳邊風,聽完就忘了。

 

如何才能克服這個開會後執行力的問題?卡內基有一個很實用的流程、叫ABCO,也就是行動(Action)、益處(Bene‑t)、挑戰(Challenge)與克服(Overcome)。

 

執行方式就是由會議的主席說明新做法或新政策的目的、內容與執行方式後,跟會議參與者確認他本人接下來需採取的行動,確認他們的理解跟主席是否一致,找出需要提醒與強調的重點。接下來請參與者想想看,如果這個新政策成功落實後,對他自己或他的部門或團隊的益處,並進行發言。最後再來討論在執行中可能會遇到的挑戰,與如何克服這些挑戰。

 

在會議中執行ABCO的效果是什麼?我很喜歡一則童話故事─石頭湯。

 

有個村子決定煮一鍋最美味的湯,村民們分別準備不同的食材,當鍋子裡的水滾了,大家應該忙不迭地投下食材才對啊。可是村民們面面相覷,遲疑著,誰都不想先出手,直到一個天真的小男孩投下一顆洗乾淨的、也是自己最喜歡的小石頭,大家才一面嘀咕:「石頭怎麼能煮湯呢!」一面放進自己準備的食材,終於煮成一鍋好喝的湯,讓大家共享。

 

村民們投下的紅蘿蔔、馬鈴薯、洋蔥、番茄、牛肉等等,是讓湯變好喝的關鍵,但難道小男孩的小石頭沒有貢獻嗎?當然有。所以在主持會議時,如果能鼓勵大家參與,那些看似無用的所謂「小石頭」發言,對會後的認同度與執行力都大有幫助。

 

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  • ─藝術三:如何誘發下屬發表意見

無論是哪種會議,提高參與感都不只是主管口頭要求,下屬就積極發表意見。聰明的主管要發揮創意、巧妙布局,才能誘發同仁發表意見的熱情。

 

卡內基之前有位學員,是一家光電公司的總經理,因廠內靜電過高,他召開會議想聽聽同仁有哪些可能的解決之道。第一次開會時,他把問題做了說明,提供相關的數據後,開始徵求意見。結果與會者卻都執行靜默權,低著頭避免跟主席有眼神接觸,讓他很不滿地說:「今天來開會的都是主管,對這麼重要的問題都沒看法,你們都給我回去好好想一想,明天早上八點重新開會!」

 

散會後,他想到為了避免明天還是冷場,就事先跟一位廠長約好,請他在無人發言的情況下,先講一個搞笑的方法來拋磚引玉。

 

在隔天會議一開始果然還是鴉雀無聲,這位廠長就配合演出,率先提出建議:「我們多裝幾個避雷針好了!」大家聽到後哄堂大笑,氣氛就熱絡起來。接著更可行的方法就一個一個丟了出來,經過不停地討論修正,就順利地找到最好的解決方案了。

 

 

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  • ─藝術四:反對前要先複述對方意見

開會氣氛炒熱了,接下來主管必須先對同仁約法三章,才能確保會議不失控,也避免因彼此爭執而浪費時間。

 

首先主管要聲明,任何人都有權提出不同的觀點,但是你對別人的看法不贊同時,不要直接否定,先複述一次對方的意見,確認沒有誤解對方的意思,才能發表自己的反對意見。

 

為什麼要堅定執行這項規定?因為人是情緒的動物,骨子裡都不願被批評,所以情緒一起來,往往會爭得面紅耳赤,卻彼此都不甚了解對方在說什麼。有時候其實雙方的觀點差異不大,卻非得要駁倒對方不可,這種口水戰,對會議一點幫助也沒有。所以透過這項規定,可以幫助大家保持平穩的情緒,理性地溝通討論不同意見。

 

我們公司厲行這套開會守則,久而久之就會出現以下的有趣情境。

 

A同仁:「這件案子可以如此做……」

B同仁:「這樣行不通的啦,我覺得……」

C同仁:「喂!說好不能直接否定,你要先重複A的看法,跟他確認後,才能發表你的意見啦!」

 

當部屬習慣了這套開會的溝通模式,就會彼此監督、勸誡,主持會議就輕鬆多了。

 

  • ─藝術五:確實掌握開會時間

卡內基的領導力課程中,有一個重要單元是「時間管理」,講師會問在時間管理上,大家目前面臨的最大挑戰是什麼,幾乎每個人都會提到會議太多,或是開會占用太多工作時間,所以主持會議務必要做好時間管理!

 

第一種方法,可規定每個人發言的時間上限,超過就喊卡,但必須事先就公告,主持會議時也不能有大小眼,把你認為沒重點的下屬到點打斷,卻又讓表達能力強的下屬超過時間,否則容易引起同仁心裡怨懟:「瞧不起我嗎?上司私心真重!」

 

第二種方法,當討論離題,太過天馬行空,主管就得吹哨子,把重點拉回來。但執行太嚴格會大幅降低大家參與發言的意願,所以主管得練習鬆緊之間如何拿捏。其中一個方法是在同仁「犯規」時,讓他先稍微抒發一下,再用一個問題把議題引回正軌,這樣做照顧了會議的效率,也照顧了同仁的自尊。

 

 

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  • ─藝術六:整合意見,共享榮譽

開會的另一個主要目的就是要做成決議。雖然身為主管,決定權在你手中,但不能一意孤行,也不能被大家牽著鼻子走,要整合歸納大家意見後形成決策,才能獲得與會者的認同與支持。

 

最後,要把會議主持得很圓滿,其中一個相當重要的眉角是:在決議的過程當中,你要讓所有參與的同仁都認為,這個主意是他們想到的,由於他們的貢獻,才有這項重要決議。如果會後同仁們有這樣的反應,你就是一位相當會主持會議的主管,給你比個大大的讚!

 

 

本文摘自《三明治主管的帶人技術:讓上司買單,下屬服氣的8個訣竅》

 

 

  年輕主管、新手主管、中階主管必讀!
  一本在手,讓你馬上擺脫「老闆嫌你」、「部屬氣你」的窘境!


  脫離職場新鮮人的稚嫩,經過多年努力,你的工作表現在同儕中出類拔萃,終於獲得拔擢,也對未來職場發展邁入嶄新的階段充滿了期待。

  但晉升主管並不代表從此就可過著意氣風發、幸福快樂的日子!你馬上發現,重重的考驗洶湧而至,完全沒有緩衝期……

  考驗一:失去朋友
  你的麻吉不是你的麻吉,那些曾經跟你肝膽相照、兩肋插刀的友誼將產生質變。

  考驗二:主管的包袱
  害怕被部屬看扁、不懂裝懂、急著證明自己的能力!

  考驗三:不知如何收服人心
  被見不得人好的同仁「衝康」、被部屬質疑,讓你大呼心好累?

  ▌什麼是主管?就是搞定上下關係,借力使力,不累死自己的高手!▌

  搞定上下關係的最高原則是:設身處地為老闆和部屬著想。
  如何設身處地為老闆和部屬著想?當然有訣竅!

  部屬篇:
  ◎了解部屬 肯定、幫助他 讓他自然為你效力
  肯定差異,把他擺在對的地方,了解他的目標,借力使力,不用你說,他自會為你效力!

  ◎建立信賴關係 不要「不歡而散」
  地球是圓的,商場上沒有永遠的敵人,你總會需要別人,良好的部屬關係將會是你最佳的資產。

  ◎工作分配要明確 授權要循序漸進
  工作分配明確,部屬才能表現效率,而你能得到績效。
  授權,主管要掌握所能忍受的風險,循序漸進實施。

  ◎解決各種人事問題 傾聽、尊重、坦承、公平是必須
  「尊重和聆聽,就是應對衝突的神奇魔力。」
  「獎懲員工,心中要有公正的天平」

  老闆篇:
  ◎聽老闆意見,了解老闆要的是什麼
  讓老闆看到你,就要這樣做:不直接否定,站在老闆的角度再想一遍。

  ◎隨時和老闆站在一起
  對待老闆,得秉持「不批評、不責備、不抱怨」的態度,私下可以提出建議,但公開場合一定要力挺,因為身為主管,就是要和老闆站在一起,可別把自己當作工會領袖。

本書特色

  管理專家黑立言在書中親授8大訣竅,讓身為三明治主管的你「卡」在老闆與部屬之間也可以很優雅;讓你進入承上啟下、帶人帶心的主管殿堂!

  ☆基礎打好:表列主管具備的基本功,讓你天生就是當主管的料!
  ☆觀念清楚:老闆和部屬想什麼需要什麼,毫不藏私告訴你!
  ☆方法實用:最常發生的狀況全解析,教你用最適當方法對症下藥!
 

 

作者:黑立言

出版社:今周刊