明明每天都從早到晚忙得跟狗一樣,為什麼還是看不到待辦事項的盡頭啊啊啊~平日工作太累,週末只想耍廢,到底是什麼吃掉了你的時間?

 

日本女性雜誌「日經WOMAN」新書 《我的時間都去哪了?高效率完成工作、享受人生!》帶你檢測生活中害你效率低落的壞習慣,並透過活潑易懂的少女漫畫教妳各種簡單實用省時訣竅,從加班族畢業不是夢啊!

 


  

《我的時間都去哪了?》內容摘錄 

 

 

工作效率高 vs 工作效率低

 

工作效率高vs.工作效率低這裡不一樣!

 

工作效率高者與工作效率低者「正在做的事情」有很明顯的差異!為了讓工作上、私生活上都豐富充實,快來學習高效率工作者的習慣吧!

 


高效率工作者的5大特徵

 

特徴1 排列工作的優先順序

「工作效率高的人為了用最短距離抵達終點,會排列一個最有效率的工作順序。配合緊急程度、重要程度決定優先順序,列入待辦事項清單,一項一項實行。」(西村先生)也有很多人會每天早上翻開手帳,確認工作優先順序。


特徴2 基本就是不管什麼事都「立刻著手」

迅速處理委託、立刻回覆郵件等等,謹記所有事情都要立刻著手。「工作效率高的人很討厭『延期』,反而會想『早點結束更輕鬆』。從容完成工作可以帶來成就感,也更能提振幹勁。」(西村先生)

 

特徴3 經常整理桌面、電腦

「現在工作處理速度不斷提升,就算是花5分鐘找東西也是大大的浪費。」(水口先生)正因如此,工作效率高的人會將東西簡潔明瞭地分類,像是整理文件、文具,把郵件用檔案夾分類、標上標籤等等,整頓出一個能夠立刻找到所需物品的環境。


特徴4 決定截止時間再工作

「工作效率高的人經常有明確的目標, 例如:『到什麼時候要做什麼事』,從截止期開始反推『這件工作需要○分鐘完成』,決定期限之後再著手。」(西村先生)在時限內盡可能努力,截止日一到就乾脆俐落地交出成品。

 

特徴5 使用「範本」縮短時間

為了縮短工作時間,許多人會活用文件、郵件的「範本」。
「處理不感興趣的工作時,要踏出最開始的第一步非常花時間,不過只要有範本,就更容易準備著手了,可以幫助所有預定計畫提前執行、有所進展。」(水口先生)



詢問了這幾位專家

Knowledge Create
代表負責人
西村克己先生
經營顧問,曾任職富士軟片,1990 年轉任日本總合研究所主任研究員, 2003年擔任芝浦工業大學研究所客座教授。著有多本時間管理相關作品,如《スピード仕事術》、《できる人の仕事しくみ術》。


時間管理顧問
水口和彥先生
Biz Ark有限公司社長。曾於住友電器工業從事研究開發及品質管理,並在任職期間研究管理時間的方法,大幅減少自己加班時間。2006年獨立創業,開辦研修、演講講座並著書出版,作品包括《時間活用術》等。

 

 

 

低效率工作者的5大特徵

 

特徴1 不擅長排列優先順序

工作效率低的人容易因眼前作業而手忙腳亂,往往錯過真正應該要優先處理的事項,最後便會在交期前疲於奔命,其他人的評價觀感也會下滑。建議設下自己心中的標準,像是把與客戶相關的工作列為優先處理等,根據交期做好工作的計畫。

 

特徴2 沒有製作待辦事項清單
「工作狀況經常出現變化,這時光靠大腦整理非常辛苦,容易出現忘記處理的疏漏。重要的是幫工作排列優先順序, 明確寫出自己的處理過程,這樣便可以減少浪費時間去思考『接下來該做什麼』。」(水口先生)


特徴3 工作拖延不做

想著之後再來處理,但這個「之後」卻一直不來,動手的時候更忘記內容,光是想起來就很花時間了,還得重新閱讀資料、郵件⋯⋯「拖延會降低工作效率和滿意度。」(西村先生)困難的工作也有計畫性地慢慢處理吧!


特徴4 不必要地過於仔細處理工作

「工作效率低的人有時會重視完成度更勝於時間,但迅速整理出兩份80分的資料,或許還比花時間完成一份95分的資料更受人讚揚。必須好好地審慎評估作業的程度到底需要做到多精細。」(水口先生)

 

特徴5 無法維持專注

「兩項工作交互進行時,注意力便容易渙散。另外,『什麼時候該完成什麼事』的目標概念不清晰,便也無法提高注意力。即使只是『定時結束,去上其他課!』這種簡單的目標也可以,為自己設立時限吧!」(西村先生)

 


桌子四周發生異常!我的桌子出現了這樣的狀況!

 

Trouble 1 找不到所需的文件和資料!
原因就在於累積太多不需要的東西,不知道什麼東西放在哪裡,導致工作停滯不前,容易出現失誤。

 

Trouble 2 失手丟掉/弄丟重要的資料!
不整理桌面就容易出現問題,像是搞丟重要的文件或是不小心丟掉等等,尤其是書面資料很多的人更要注意這一點。

Trouble 3 工作一點都不順利!
桌面沒有整理乾淨,也有可能會無法維持足夠的作業空間,甚至著手開始工作時發生必須花很多時間、注意力中斷等情況。


只要整理好桌子,就會有這些好處!

 

① 時間更加充裕
收拾好桌面,工作進行效率更高。不但可以從容地完成工作,更有減少加班情形的效果。

 

② 減少工作上的失誤
將必要的東西放在正確的地方,這樣的桌面就不太會出現東西不見、拿錯文件等問題。

 

③ 減少壓力、焦慮感
決定東西該放在哪裡,便能大幅減少找不到所需物品時的焦慮感,能順利進行工作,心情也更放鬆。

 

④ 更容易受周遭人士信賴
「文件堆積如山的桌面,就像是在展示停滯不前的工作進度。」(齋藤小姐)只要好好整理,就可以提升他人的信任度。

靠「丟棄」「收納」「整理」

讓工作無往不利&減少焦慮!

 


首先按照核對表判斷:你沒有收拾桌子的原因是?

在符合的項目打勾,算出各項目合計數量,打勾記號最多的類別,就是你在收拾桌面前應該先完成的重點。若是打勾數量相同,那就照著「丟棄」、「收納」、「整理」,從優先順序較高的事情開始處理吧!


A
□桌上東西多到滿出來。
□無法判斷文件是要保留下來的還是可以丟掉的。
□桌上、抽屜裡有完全用不到的資料。
□一想到「說不定什麼時候會用上」, 就沒辦法把文件、資料丟掉。
□桌上、抽屜經常放了好幾份相同資料。


B
□經常忘記自己接下來要做什麼。
□花很多時間在找所需物品。
□常常覺得資料、文具很難拿。
□一項工作結束後到下一項工作開始前的這段期間,會失去幹勁。
□不知道哪個透明資料夾裡放了哪份資料。

 

C
□就算進行大掃除,桌上、抽屜也會很快變亂。
□經常發生「東西不在它應該在的地方」的情況。
□工作接連不斷地交辦下來,無法沈著處理。
□桌面經常維持著工作中的狀態就直接回家。
□經常同時進行很多項工作。

 

 

 

A較多的人是……「不擅長丟棄」類型
這種類型的人會忍不住什麼都留下來。如此一來,不要的東西會妨礙你尋找需要的物品。「將『丟棄原則』貼在桌子邊緣,定期確認。」

 

首先從這裡開始!
HINT1 一天「拿掉」3樣已經半年以上沒用過的東西
趁閒暇時間,收拾掉桌上、抽屜裡已經半年以上沒用過的3樣物品,重複這個過程,將東西丟棄, 不需要的物品就會減少, 逐漸成為「只放有所需物品的桌面」了。


HINT2 為紙張文件、資料設立「丟棄原則」
紙類文件放著不管就會漸漸增加,設立好原則,如「企畫案過2個月後就丟掉」、「合作對象的資料在簽署契約後就丟棄」等,並寫在記事本上吧!

 


B較多的人是……「不擅長收納」類型
這種類型的人無法將東西以容易使用的形式收納在正確地點。確認自己是不是將常用物品很清楚明瞭地放在伸手可取之處,「使用收納盒、架子進行收納,讓拿取東西更輕鬆。」

 

首先從這裡開始!
HINT1 將抽屜裡的常用物品放在靠外側。
一般來說,抽屜越靠外的地方越容易拿取,只要把頻繁使用的東西放在靠外側,工作效率便會大幅上升。使用頻率較低的物品,更會自然地挪到內側去。


HINT2 把文件直立在桌上,重複擺放。
若把紙類文件平放在桌上,就容易弄丟重要資料。利用資料夾等把文件直立放置,不但拿取容易,也更容易一眼辨別哪份文件放在哪裡。

 


C較多的人是……「不擅長整理」類型
這種類型的人不擅長「把用完的東西放回去」,就算辛苦整理出方便拿取的收納結構,沒多久又會恢復原樣。在收納原則失去效用前,把整理的習慣融入每天的工作中吧!

 

首先從這裡開始!
HINT1回家前把桌上的東西歸回原位
離開公司前,就將當天用過的東西收回原本的位置,如此便可以維持對自己來說最佳的辦公環境, 讓隔天的作業更順利,還能產生效益、減少失誤。


HINT2 每當作業結束, 就整理桌面
從一項工作轉移到另一項工作時,就著手收拾桌上放著的東西吧!這樣可以減少不同類別的資料混在一起的危險,還能將心境轉移到下一項作業上。

 

 

 

 

 

 

 

掌握時間的第一步:晨間活動

 

人生改變!晨間習慣的規則


池田千惠小姐著有《「清晨4點起床」, 凡事無往不利!(暫譯,「朝4時起き」ですべてがうまく回りだす!)》,乃是晨間活動的領頭人,但其實過去的她,是一位與現在完全相反的夜貓子。

 

她之所以改變生活型態、開始早起,其契機就是大學升學考試。過去的她削減了睡眠時間,讀書到深夜,卻依然沒有獲得好的成果,甚至歷經兩次失敗,這才決定大幅變換自己的做法,改由早上5點30分起床,到了下午5點之後就不再看書。

 

「看到早晨的太陽,就會湧現出『今天也要加油! 』的能量,這與一直懶懶散散的晚上不一樣,早上更容易集中精神,而這種規律的生活也讓我的身體更健康了。」

 

結果,池田小姐成功錄取了理想的大學,而她的晨間活動,到了就職後更是發揮了奇效。

「一畢業,我就進入和民集團。當初的我老是被罵,是個很不會做事的糟糕員工。」她說:「晚上一想到被罵的事,要不是心情鬱悶, 就是反而生起氣來。」由於經常發生這種情況,後來她便決定只要遇到這種狀況就先睡一覺,等到早上醒來,再把前一天被罵的事情寫下來。

 

她表示,在大腦清醒的早晨自我反省,就會發現自己漸漸學會思考: 「為什麼被罵? 」、「該怎麼做才對?」心態也變得更加積極。

 


不妨妄想一下 開心的未來吧!

 

就這樣,當時的池田小姐習慣在5點30分起床,6點30分抵達公司附近的家庭餐廳,閱讀新聞、準備考試、看書、檢查工作進度等等,度過充實的2小時,然後在上班開始前30分鐘進公司。

 

到了最後,她學會在開始上班時就進入動力全開的衝刺狀態,在私生活中也開始排入對未來有幫助的讀書時間。

她考取了Wine Expert、Cheese Professional、酒匠等各式各樣的證照,成功轉職進入了世界級的諮商顧問公司。

 

「早晨時間我不只處理工作、念考試的書,也會計劃開心的事,去想像生活。我常常閱讀住宅資訊雜誌,想像自己理想的家居布置。就算是妄想也好,這種與自己思考面對面的獨處時間,我認為足以成為一股巨大的能量, 讓自己提升到下一個階段。」

 

很難早起的人,不妨透過社群媒體尋找一起早起的夥伴,或是準備喜歡的麵包、咖啡,讓早起充滿期待感。

當然就像是保留充足睡眠時間一樣,掌控夜晚的生活方式也相當重要。

 

 

晨間活動的7大優點

Merit 1 擁有截止期限的緊迫感

Merit 2 思考變得更積極

Merit 3 在安靜的環境中更能專注

Merit 4 車廂很空,所以通勤很輕鬆
Merit 5 清晨的計畫讓一整天暢行無阻

Merit 6 絕對不遲到
Merit 7 對能幹的自己有自信
 

 

本圖文摘自《我的時間都去哪了?高效率完成工作、享受人生!》

 

不會管理時間?先從模仿高效率工作者的時間規則開始!
只要改變晨間習慣,你的工作、私生活都能順利運轉!
週末也別躺在家裡,開始讓人生更充實的「週末計畫」吧!


  每天有一半時間在工作,效率卻不高,
  平日工作太累,週末只想在家發懶……
  自我檢測!是什麼吃掉了你的時間?
  .經常同時進行很多項工作
  .常常失手丟掉重要的資料
  .累積一堆家事到週末才做
  .睡前總是滑手機滑到無法罷休
  .週末太累,只能癱在沙發上休息看電視
  →找出你的生活盲點,重新掌握時間的用法!

  各種簡單實用省時訣竅,
  讓你從現在開始改變人生!

  ※只要學會時間的規則,
  就可以提早完成工作、準時下班!
  ※給很難早起的人睡眠&起床訣竅!
  利用晨間習慣創造時間、找到優秀的自己!
  ※最棒的週末「時間軸」製作方法,
  讓你邊休息邊為自己充飽電!
  ※配合大腦節奏工作,
  就能提升速度、減少失誤!

  ※維持注意力,解決進展不順的煩惱!
  ‧桌上只放處理中的文件
  ‧向身邊的人報告狀況
  ‧決定「專心工作15分鐘」

  ※晨間活動的各項優點
  ‧思考變得更積極
  ‧在安靜的環境中更能專注
  ‧清晨的計畫讓一整天暢行無阻

  ※最棒的週末「時間軸」
  ‧家事要在週六中午前結束
  ‧想做的事只要完成2成即可

 

 

作者:日経WOMAN

出版社:台灣角川