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有事情要跟工作夥伴溝通,直接打電話自然是最清楚的,用類似Skype的通訊軟體也很方便,不過最正式的還是郵件往來,除了可以夾帶檔案以外,也 職場、工作、菜鳥、信件、郵件

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過多小錯會讓你黑掉!稍微注意就能避免的5個郵件往來錯誤

2016-01-07

有事情要跟工作夥伴溝通,直接打電話自然是最清楚的,用類似Skype的通訊軟體也很方便,不過最正式的還是郵件往來,除了可以夾帶檔案以外,也能再次確認,畢竟文字紀錄還是比口頭清楚得多。不過,你是不是也常常粗心大意犯錯呢?妞編輯列舉了5個常見的郵件往來小錯誤,只要寄出以前double check其實就能避免掉喔!

Photo Source: omg i need help- makeagif

 

 

忘記附上夾帶檔案

Photo Source: girl mac- weheartit

最常見的應該就是告訴對方「詳情請見附件」,結果自己根本忘記夾帶檔案進去,害對方還要回信跟你要……即使你的個性很謹慎,還是難免有凸槌的時候啊,以Gmail為例,其實可以內建設定提醒要「附件」喔,只要提到這2個字又沒夾帶檔案,系統就會自動跳出框框提醒你,實在太棒啦!

 

 

使用模組信沒換掉關鍵字

Photo Source: girl mac- weheartit

常常需要跟不同窗口接洽談報價、解說操作方式、或提供結案報告,大家可能都會直接預備一封模組信,只要把名稱、金額或數據等等的關鍵字替換掉就能寄給不同對象。方便是方便,但要記得每一個該換的地方都要換掉啊,不然把A廠商寫成B廠商真的糗到不行吶…...

 

 

傳錯人或錯檔案

Photo Source: the heir phone- koreandramafashion

傳錯信真的悲劇到不行,潑出去的水就像說出去的話再也回不來了,但送出去的email是有可能回收的喔!再度以Gmail為例,到「設定」裡的「研究室」開啟「取消傳送」功能,寄信的右方就會多出一欄「復原」,點選就能把剛剛寄出的信收回來,反悔時間最高有30秒呢!

 

 

群組信沒有用密件副本

Photo Source: kpop computer- weheartit

要傳送群組信給不同窗口,千萬記得用密件副本,不然所有收件人都看得到彼此的信箱,甚至連對方回信的內容也都一清二楚啊……收件者那一欄不用寫,直接把所有email寫在密件副本就好囉!

 

 

直接把信轉寄出去

Photo Source: girl mac- weheartit

不是所有信都可以直接轉寄出去的。舉例來說,你把新聞稿轉給負責這個領域的同事就很OK,但如果你是業務,直接把跟客戶來來往往的信直接轉寄給創意就不太好,一來,把客戶意見統整好會讓創意做事更有效率,二來信件這麼一大串,要找夾帶檔案要拉〜很〜久,最後,萬一內容涉及報價資訊或像「那個顏色很醜欸」等等比較情緒化的字眼,會讓負責設計的同事看到很受傷啊!有些內容不適合讓其他窗口看到,真的要多加注意啦!

 

 

 

 

大出包不用說一定被罵慘,但頻繁地犯小錯也會讓你慢慢黑掉啊!大家寄信前還是要注意喔,多花個幾秒讓降低錯誤率,何樂而不為呢?

Tag: 職場工作菜鳥信件郵件
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