看著桌上厚厚一疊文件和雜亂的桌面,總是讓人感到超煩躁!不只各位妞妞,妞編輯也深受其害!在閱讀各類收納相關書籍後,妞編輯也找出一本方法既實用又容易達成的書籍,從中整理出了10招可以輕鬆做到的辦公桌收納大法!

 

 

 

 

不過在說收納之前,妞編輯也要傳授大家兩個重要原則:一是「建立一套自己的丟棄原則」,不需要照本宣科,只要依照自己的習慣和工作型態歸納出自己的丟棄大法即可;二則是「化繁為簡」,不管是把文件電子化,或是要丟棄的文件不要打洞都可以,要把繁重的資料通通簡單化!

 

 

 

 

1.化繁為簡三步驟

source:kokuyo

從事文書相關職業的妞妞一定對堆積如山的紙極度反感吧!不過妞編輯也要告訴大家,這種時候請只要建立「一個」重要的檔案盒就好,剩下過期、不重要的文件請通通電子化或丟掉吧!同時也要好好利用Google的功能彙整所有資訊,就算出門在外只要一支手機就能行動!

 

 

 

 

2.往上、往上、再往上!

source:MUJI

對於空間有所限制的辦公桌,最適合的收納方式就是「向上堆疊」,不管是將電子用品的線材直立收納,或是將文件或文具以抽屜方式往上排列,都能讓原先狹窄的辦公桌多出更多空間,也能讓整體的環境更加簡潔!除此之外,書中也提到可以將包包、雨傘等物品以掛鉤掛在抽屜側面擺放,以免造成辦公環境的雜亂~

 

 

 

 

3.增加順手感的收納法

source:pixabay

何謂順手感的收納?就是依照使用頻率擺放,久了不用動腦都知道東西放在哪!第一步驟就是要把常用的物品放在手邊,重要時刻就不需要東翻西找造成混亂;第二步驟則是以紙膠帶或是資料夾顏色分類文件,適時加上插圖,就能讓所有物品一目了然,連「找」的動作都省去!第三則是將電腦的檔案標題通通加上關鍵字,讓上傳及儲存檔案時都能馬上知道是什麼專案的文件。

 

 

 

 

5.建立自己的分類系統

source:MUJI

有些常見的收納法不見得適用每個人的工作型態,所以最重要的方式是「建立屬於自己的收納系統」,不管是依照用電、不用電的直覺收納物品定下物品住址後就別再更動、使用透明的收納架方便視線可及就能看到等等,書中也提供了一個很重要的收納法式「依照物品重量收納」!例如文具若是雜亂的堆疊,但重的物品在開關抽屜時都會往下沉,若是不小心甚至可能被剪刀、美工刀等文具誤傷! 

 

 

 

6.待辦事項放桌上!

source:妞編輯Sharon

這點連妞編輯都深深有同感!將自己每天的待辦事項放在桌上,既不佔空間,又不需要時常的打開筆記本或是軟體查看,同時也能給自己即時的壓力,督促自己完成每天該做的事情!若是有同個專案團體的工作夥伴,也能以這樣的方式互相提醒對方該完成的事項~(不過若是有惡同事就要小心對方以此做文章啦!)

 

 

 

7.讓喜歡的東西進入你的視線範圍!

source:妞編輯Sharon

雖然很不好意思,但這是妞編輯實踐的最徹底的一招了(掩面)將喜歡的小物或是照片放在工作時的視線範圍內,在繁忙的工作中只要一抬頭就能被治癒,也可以藉由這些小物療癒自己的煩躁心情~雖然妞妞們也不一定要像妞編輯一樣這麼浮誇,但這點絕對是工作中必須做到的一點!(公仔無任何廣告置入請大家放心)

 

 

 

8.工作前後的儀式很重要!

source:pixabay

妞編輯知道很難,但工作前後的儀式絕對是這10招裡數一數二重要的!首先,開始工作前一定要將今天上班會用到的東西分配擺好在桌上,不僅可以加快工作的效率,也能藉由擺放物品整理自己的工作項目。再來,請每天下班前將「辦公桌清空」,把工作的煩躁隨著乾淨的桌面一起拋到九霄雲外!就算下班有重要的約,也一定要進行這個儀式,不只因為東西擺久容易積灰塵,更是要把工作的內容好好整理一遍再下班!

 

 

 

 

9.特定圖案的文具可以增加工作效率?

source:平岩

在書中有提到一件有趣的現象,據說只要拿有「佛像」圖案的資料夾或是文件,在麻煩同事處理工作時能提升效率!除了因為佛像具有沈澱心靈的效果,更是因為佛的莊嚴感能夠給同事莫名的壓力,若是要把文件交給若是要把文件交給工作效率差的同事,可以加強使用面目猙獰的佛像文具增加同事的壓力!(妞編輯是沒有嘗試過,不過妞妞們可以試試看~)

 

 

 

10.「飲料區」要獨立出來!

source:amazon

相信妞妞們一定都發生過「打翻飲料」的慘案吧!妞編輯特地將這點列出來,提醒各位粗手粗腳的女孩們,飲料區請「獨立」拉出來!不只能夠減少飲料佔的空間,更是為了避免把飲料打翻在重要的文件或是鍵盤上,這種杯夾若是打翻也不會潑灑到桌上,很適合各位動作很大的女孩唷!

 

 

 

 

文章看到這,不知道妞妞們是否好奇到底是哪本書傳授了這些祕技呢?這本《KOKUYO的極簡工作術》是來自於「沒有個人座位」的日本文具公司KOKUYO,由於每天都會在不同的地方辦公,所以每個人都發展出了一套既方便又簡單的辦公桌收納法,雖然台灣比較少公司是以這樣的形式工作,不過其中傳授的隨手收納或是放置物品的巧思都很值得學習!