不要加班的秘訣！準時下班人特徵大分享

你也是被加班地獄纏身的可憐小上班族嗎？為何公司裡總是有一些人可以準時下班呢？看著她們開開心心地去約會/唱歌/跟朋友吃飯/看電影，你卻卡在這邊做報告/跑資料/準備提案投影片，心裡真不是滋味對吧！如果這些同事在工作上的表現優異，甚至連連加薪升職，你是不是要大吼這世界真是不公平？其實準時下班的人有一些不公開的小秘密，這些往往是他們可以準時完成工作的關鍵，現在就讓妞編輯為你分享一下這些準時下班族群的特徵吧。

整齊的桌面（現實跟電腦都是！）

你的桌面整齊嗎？還是總是被文件夾、會議記錄跟公司產品弄的亂糟糟呢？事實證明桌面整齊的人做事不但更有效率，也會讓思考流程更清晰，方便做出進一步的決斷。因為他們總是知道自己需要的資料放在哪邊，也可以用最快的速度取得。

講到電腦桌面也是，如果你老是找不到最新的版本，或是檔案到底存在哪裡，你可能會多花很多時間在「尋找」跟「確認」上，有效率的人總是有著自己的分類方式，讓他們的電腦檔案跟桌面一樣整潔。

尊重每個期限

有效率的人總是詳實紀錄每個事項的完成期限，無論他們用的是小筆記本或是手機APP，唯有心中不斷確認時限，才會努力用最有效率的方法在期限中達成任務。如果你是一個不太在乎遲到、遲交報告的人，這也可能是你一直晚下班的原因，因為你沒有像他們一樣的動力跟壓力在「某個時刻一定要準時下班所以一定要做完」。而且別忘記，遲交可不是每個老闆都可以接受的，所以趕快改掉這習慣吧。

懂得將事情分類優先程度

雖然我們都聽過事情可以分為四大類「該做又很緊急的」、「該做但不緊急的」、「不那麼必要但很緊急的」、「不那麼必要又不緊急的」，但是我們真的有依照事情的優先順序處理嗎？你是不是也常常接了電話就講了30分鐘，才發現五分鐘後會議要用的資料根本還沒有列印？對於這四類的項目，應該採取的態度分別為以下，要記得一定要嚴格執行，可千萬不要抱著苟且的態度呀。

該做又很緊急的：立即回應，並詳實紀錄後續必須追蹤事項。

該做但不緊急的：在筆記本或APP裡紀錄該完成的時間，並於手邊事項完成後撥空處理。

不那麼必要但很緊急的：若能迅速處理就立刻解決，若無法立刻解決，需與對方約定下次討論時間與對策。

不那麼必要又不緊急的：先擱置，但必須確認是否需再之後追蹤。

懂著適當拒絕與推遲

你是不是也在拼命趕報告時，無法拒絕同事希望的討論會議？結果這個會議一開就開了一個下午（但有一半的時間大家都在吃點心跟聊天）。這搞不好就是他們最後都下班了，但你還在挑燈夜戰的原因。「適當且態度和緩的拒絕」是非常重要的，你可以向對方說明目前在忙的事項，同時與對方約定之後的討論時間，只要態度良好並有確切回應，大部分的人都可以接受。除非是老闆要求你立即回應的事項，不然還是必須遵照上一點的分類，讓你好好為工作排定優先順序。

別花太多時間在看e-mail上

記得e-mail信箱也只是一個工具，千萬別花太多時間在閱讀、斟酌與回覆上，應該同樣採取與上方一樣的分類方式。你可以先簡單看過瀏覽所有信件的標題，處理那些簡單又需要立即處理的事情，將需要較多時間的項目作為單一處理事件，安排進你的行程內，其餘的項目就留待有時間時再慢慢回應。至於那些會議記錄、笑話群組信，都不應該是你浪費時間的項目喔。

將工作流程簡化為「範本」並成立資料庫

你是不是總是在進行類似的工作流程，但每次都缺了這個漏了那個？你或許需要額外多花一點時間將這些內容統整成一個「範本」，並把相關案件都納入資料庫。在一開始成立範本總是有點麻煩且耗時，但一旦完成後對於後續的工作就會很有效率，也可以將資料及工作內容做統整，以防下次有類似的工作內容進行時有所遺漏。從今天開始為自己多設立幾個checklist吧！

立即回應不拖延

當得到了新的指令或要求，你是不是可以在第一時間回應呢？事實證明，在第一時間回應的人不但給人「有效率」的感覺，也往往是「積極態度」的最佳表現。只是你可能會疑問，如果這件事情相對來說優先度較低，那不是違反了上方原則嗎？其實大家在乎的只是「立即的回應」，而不是「立即的處理」，所以當你立即回應時，大可與對方約定何時你可以回覆結果或下次討論的時間。

必要時做最有效率的加班

可別以為這些準時下班的人從不加班，世界上哪有這麼好的事情呢？同樣是加班，這些人平常準時下班的人，總是在加班時用最快的速度完成工作，他們可以不休息、不吃東西，就為了把工作最有效率地完成。快看看你的加班是不是「有效率」的類型吧！如果你是那種晃出去買晚餐就花了30分鐘，又藉口休息玩了15分鐘FB才開始加班工作的人，你會這麼晚回家實在不能怪別人啊！