從 Clubhouse 來看職場會議主持四要訣,創造良好對話空間

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從 Clubhouse 來看職場會議主持四要訣,創造良好對話空間

從 Clubhouse 來看職場會議主持四要訣,創造良好對話空間 職女子、職場、主管、口語表達、溝通技巧
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主持人應保持中立原則,以客觀角度來看待所有意見

Clubhouse 在台灣已開放一個多月,這個只用聲音溝通的社交平台,在創立後除了造成一股熱潮,亦出現不少亂象。陸陸續續有觀察到一些人在裡面發生吵架爭執或批評攻擊,甚至網路霸凌的事件。

 

 

近日某甲到別人開的討論房間因不懂規則,發言不適當被主持人關閉麥克風,因而生氣開另一個房間抱怨放話說要舉報。後來這群人特別開了一間房來說明事件來龍去脈,找當天參與者釐清真相,最後化解誤會與衝突。

 

你說生活中會不會有這些現象?有,甚至還不少,不過因為生活中有空間的距離,無法知道每件事,但在 Clubhouse 的平台因為網路拉近世界各地的距離,這些事件更容易浮現被看見及放大檢視。

 

回到日常生活中,我們可能也會出現類似的狀況,只是發生的場景不同。

 

 

在職場中,有些主管可能需要天天開會,有的人則是會議頻繁,也許一個會議要開很久很耗時,對於開會易感到厭煩。人的情緒容易受到種種因素影響,好的會議主持人能有效率的引導會議,創造和諧氛圍,讓團隊能透過會議快速產生共識就更顯關鍵。

 

我們為何要開會?無非是想透過會議協調各方意見,期望能快速取得共識,以解決公司或生活所遇到的問題,讓彼此合作更順暢愉快。

 

無論在職場或任何社群平台,要如何主持會議避免紛爭,創造良好有效的對話空間?

 

 

 

1中立客觀有主見巧妙引導提問

 

 

 

身為會議主持人,應保持中立原則,以客觀角度來看待所有意見,儘量不要帶有個人偏見去看待任何發言。在職場中,負責主持會議的通常是各部門的領導者代表,同一部就是部長或副首,即使會議小到只有同一科,亦會由科長或其代理人來主導會議進行。

 

我之前參與過政府部門舉辦之高層跨部門會議,亦見證過政府單位各機關間針對不同問題會有各自立場,可能 A 單位認為是 B 單位要處理的業務,而 B 單位認為是 C 單位的權責範疇。到底該如何協調?會議主持人必須保持中立,居中去協調各業務的權責歸屬。

 

當遇到意見分歧時,會議主持人如何引導提問,讓彼此展開善意的對話,當雙方有情緒時是否能以平穩語氣安撫當事人,讓會議能得以繼續,都是很重要的引導技巧。

 

 

2情緒控管有智慧,冷靜維持秩序

 

 

在職場上部門與部門之間的會議爆發衝突時有所聞,例如業務與研發部門常就雙方不同立場提出不同看法,在企業中開會常會吵架,而會議主持人此時就必須保持冷靜,制定發言規則,用溫和堅定的語言讓爭執雙方緩和下來。

 

主持人對於在會議上發惡劣脾氣和攻擊他人行為的人,進行制止或處罰,善意提醒控管情緒,引導雙方平和說出內心想法,達到良好的溝通效果。

 

在 Clubhouse 平台發言時,因為只聽到聲音看不到表情,語氣顯得更明顯,生氣不耐煩、挑釁質疑、強勢語氣通通聽得出來,當吵架時雙方互不相讓,互相比大聲,大家都開麥克風發言就聽不到到底是誰說了什麼話,所以此時主持人就要負責用穩定的聲音讓大家安靜一下,留在台上能開麥克風的人數越少越好,才不至於變成大家都想搶麥克風說話,會議秩序更難維持。

 

3口齒清晰有條理,公平持發言

 

 

會議主持人的口條與邏輯需清晰有條理,條列式重點讓參與會議的人都能聽得懂。很多人一拿到麥克風就喜歡講個不停,主持人要儘量公平分配與會者發言時間,避免發言過於冗長,導致會議耗時。遇到發言沒有重點、不知所云的人,若已超過規定發言時間,可有禮貌地適時打斷,簡單摘要重點並複述,讓對方確認,更能使其他人容易了解討論的重點。

 

 

4耐心傾聽有回應主導對話氛圍

 

 

無論是職場中開會或在 Clubhouse 平台的聊天討論,主持人除了懂得耐心聆聽不同意見,適時歸納、整理重點簡短回應發言者都是必要的。主持人負責主導會議氛圍,讓對話就像拋接球一樣,有來有往,才能創造良好互動,讓參與發言者感受到被重視,也是很重要的。

 

有時我參與其他人主持的 Clubhouse 房間,常聽到發言者講完後,沒人回應他的發言,連主持人都沒回應時,就會讓氣氛變得有點尷尬。主持人整場都必須集中精神,專心聆聽所有人的發言,才能及時回應,提升整體氣氛。

 

 

 

會議主持人在主持時需就事論事、不針對人鼓勵大家發言互相尊重,主導談話氛圍。耐心聆聽、適時回應,給予適當決策,讓會議有結果並產出行動計畫,亦是會議主持重要的面向。

 

只要能把握以上幾點原則,提早預防衝突發生,創造良好的對話空間,讓彼此更愉快。要成為一個好的會議主持人,就不是那麼困難了!

 

 

 

 

Article author:DFS 形象管理公司 特約講師劉智雯 Belinda

 

Edit: Gary Sun


Photo Source: unsplash 

 

本篇文章由『衣潔形象』授權刊登,未經同意禁止轉載。

 

 

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有時我們最需要的其實是對自己的讚美。一起來看看占星老師「Aprilette」今天的小指引吧!

 

 

 

Top1.天秤座

妳在個人專業上拿出了使人信服的手腕,此刻的成功將會為妳創造未來更加豐盛的機會。只是在社交與合作的這面來說,妳遲遲無法做出適合自己的決定,總覺得脫離獨立的狀態就會為自己造出弱點,卻又嚮往著只有自己一個人做不到的事情。

 

女巫餅乾:比起靜態的觀察,主動做些什麼來看見他人如何回應或行動,也許妳做決定的時間就可以縮短一點。

 

療癒香草:野生黑櫻桃

 

 

 

Top2.處女座

最近的生活中有許多的事情使妳力量上消耗殆盡,妳原本特別講究的事情暫時可以選擇眼不見為淨。或當妳身邊他人有著比妳更講究更刁鑽的人物出現,妳反而會因為放心而轉為慵懶被動的狀態,想要享受一下不被當成「最難搞的人」的時刻。

 

女巫餅乾:被他人挑剔是相當新鮮的經驗,尤其是妳信任對方的判斷,也認為自己真的需要改進的時候。

 

療癒香草:小荳蔻

 

 

 

Top3.天蠍座

妳的創造力源源不絕。也許是過去所累積的努力為妳帶來觸類旁通的效果,或妳以往曾經深刻構思但沒有派上用場的策略,現在終於迎來登上舞台的機會。

 

女巫餅乾:好好保護自己的靈感,是現在最需要做的提醒。被剽竊的設計或點子是難言的痛苦,就算要處理也會特別勞心費神。

 

療癒香草:甘草

 

 

 

牡羊座

妳的心情相當微妙,覺得身處團隊之中與人相互合作應是為彼此帶來幫助的事情,但妳最後總是覺得自己被別人佔便宜,或妳的付出無法得到他人的感謝與重視,導致妳需要新的策略來面對不理想的團隊關係。

 

女巫餅乾:職場上有比較多猜忌或不信任彼此的成員。也許妳所期望的回報只是較晚抵達,或這些人並不習慣以合作的方式來處理各自的職責,偏好更清楚俐落的分工。

 

療癒香草:覆盆子

 

 

 

金牛座

妳在做任何決定之前,需要去思考的事情似乎都需要將眼光放得比平常更遠。事情沒有想像中那麼簡單,或妳周圍多了許多不能得罪的人,就事論事也許反而會將自己置身險境

 

女巫餅乾:現在的某些問題會持續很久的時間,影響到未來數個月甚至以年計算的時間。那麼很多問題就無法擱置不管,否則就會與妳相伴數月或年的時間。

 

療癒香草:纈草

 

 

 

雙子座

最近的經濟狀況也許並不是真的很緊繃,不過距離妳認為最理想的狀況有些距離,所以妳希望加快腳步去抵達自己所規劃的目標。無論妳選擇撙節或是尋覓可能的副業發展方向,妳的行動都會帶來直接的成果。

 

女巫餅乾:做事情只要掌握正確的方法,妳最終都會用自己能夠滿意的方式達成目標。

 

療癒香草:西洋半邊蓮

 

 

 

巨蟹座

妳的心情不斷經歷變化。有時候非常在意自己的事業成就,有時候又感受不到自己的所謂的野心或上進心,不見得總是能維持在最高的戰鬥力。

 

女巫餅乾:時時觀察自己的狀態,妳會清晰瞭解自己單純在不同時期有著不同的需求。交替追逐不同的目標不是壞事,反而會創造出多面滿足的生活體驗。

 

療癒香草:奧勒岡

 

 

   

獅子座

許多事件都讓妳嗅到危機與風險的存在。當他人覺得妳可能有點膽怯或小題大作的時候,妳卻也還沒有充分的證據去證明妳所擔憂的潛在問題,於是暫時可能在決策的方面與他人的立場相左且僵持不下。

 

女巫餅乾:再給彼此一點時間做出有效的觀察和蒐證,最後再來決定共同方向也不遲。畢竟風險若是存在,帶來的往往是現階段的妳或所屬團隊不好解決的事情。

 

療癒香草:羅勒

 

 

 

射手座

近期的生活重心似乎不在事業,也並不特別期待自己創造新的突破與成功。反而是內心有著許多牽掛的人事物,使妳單純地盼望著生活可以有更多的寧靜和和諧就好。

 

女巫餅乾:妳認為現階段把自己的生活照顧得精彩充實,才是妳最想要得到的事物。比起他人的肯定,妳想要更加喜歡自己。

 

療癒香草:乳薊

 

 

 

摩羯座

由於他人的心思總是有妳猜不透的地方,所以你可能會邀請他人與妳好好地對話,解釋自己真正想要表達的情緒與思路。不過對方卻可能認為用心觀察是妳的責任,或妳需要對相同的事件表現出基本的在乎,對話才有意義。

 

女巫餅乾:對他人來說,講出自己的要求,就有可能讓妳認為對方想要掌控妳的言行,使妳的表現符合對方的期待。但這並不是對方真正想要的發展,導致對方難以啟齒。

 

療癒香草:西洋蓍草

 

 

 

水瓶座

妳很清楚自己現在有能力做到哪些事情,於是面對超過範圍的請求,妳能夠拒絕得比較乾脆。但是拒絕他人的要求難免可能會得罪他人,所以為自己的決定尋找合適的說詞,是保護自己而不能省略的環節。

 

女巫餅乾:身陷困境的人,有時無法拿出最冷靜理智的狀態來思考所有的事情。是妳可能會感到不舒服的地方,但也是妳會提醒自己去做的體諒。

 

療癒香草:普通馬鞭草

 

 

 

雙魚座

儘管妳對於現在的生活多少有著厭倦之處,不過妳知道做出改變的時間點還沒到。現在要為過去所做的選擇做出好的收尾,並且有策略地為妳期待的改變做出鋪陳,妳需要承擔的風險也會隨之減少。

 

女巫餅乾:就像主動報名重要的考試或比賽,卻暫時無法全心全意地為考試比賽做準備的狀況一樣。為現階段的生活安排找到收尾的期限,便是現在的重要任務。

 

療癒香草:玫瑰

 

 

 

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關於星座專家

七號行星的占星師 Aprilette

在牌卡與星圖之間,以翻譯者的姿態陪伴你閱讀屬於自己的星球地景。走在一分糖的療癒路線上,剩下的九分是慫恿你拿出勇氣、擁抱變革與冒險的辛香料。對於世事懷抱太多的認真,正在練習成為有幽默感的人。

 

無論認識自己的過程中經歷幾次生存之道的撞擊與毀損,都希望你的視野始終清楚看見自己的堅毅與天賦。找到舒適做自己的方法,即是演繹獨屬自己的精湛之作。

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