日劇演的都是真?日本5大商業禮儀:不要立刻就座、提前10分鐘是基本

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日劇演的都是真?日本5大商業禮儀:不要立刻就座、提前10分鐘是基本

日劇演的都是真?日本5大商業禮儀:不要立刻就座、提前10分鐘是基本 日本禮儀文化、日本禮儀、禮儀
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到訪日本,其目的眾多,除了觀光旅遊,相信有不少讀者也是因為工作需要飛日本出差吧?

 

不知道大家有沒有在和日本客戶打交道時,或在日本公司工作時,曾因文化差異而感到困惑呢?如果您有類似經驗,那麼就由這次FUN! JAPAN編輯部外籍員工的親身經驗,為您提供一些和日本人做生意、打交道時的實用資訊,讓我們為您們的生意洽談盡一分心力!

 

 

 

和日本客戶在商務場合會面時理應注重的禮儀有哪些?

每個國家都有自己的禮儀,尤其是在商務場合。而日本,無論是在職場還是與客戶對應的商務會議之中,都存在著眾多相當嚴肅的禮儀文化必須遵從。

再來就讓我們來看看在日本公司工作或與日本客戶談生意、打交道時需要遵守哪些禮儀規則吧!

 

 

 

日本商業禮儀1.

會議及職場準時守時。提前10分鐘行動是基本!

日本人認為守時是極為重要的商務禮儀。在日本為了顯示對時間的敬意與負責,日本人普遍傾向於要求準時守時,而為了與合作夥伴、客戶建立起信任關係,提前10分鐘抵達更是基本中的基本。

 

 

 

日本商業禮儀2.

交換名片的對應方法

在日本,亦相當注意並滿懷尊敬來看待交換名片這件事,妥善保存這些客戶、合作夥伴的名片尤其重要。

 

關於如何保管在日本收到的名片的一些建議如下:

*放入名片夾收藏並隨身攜帶:
在日本,名片夾與名片本身同樣重要,日本人普遍來說會攜帶名片夾出席會議。

 

*交換名片時份外細心:
在剛收下的名片上寫字,或立刻放入錢包或口袋內等行為,對於日本人說極為失禮,萬萬不可做,以免給對方留下壞印象。
交換名片時,請其擺在名片夾之上並用雙手握住名片,直到交換完名片為止。當對方遞上他們的名片時,請同時將自己的名片小心翼翼地送至對方右手拇指和食指之間,藉此遞上自己的名片。

 

*排列名片:
收到名片之後,請花一點時間稍微閱讀一下上頭的資訊以示興趣,不要立刻收起來。如果交換完名片,在同一個地方繼續開會時,請將卡片整齊並排在桌子上。一般習慣名片按照對方列坐的順序來排列,擺在桌上。

 

 

 

日本商業禮儀3.

贈送禮物

贈送伴手禮等禮物是一種日式溝通方式,也是體貼的舉動。雖屬於日本商務禮儀的一部分,但並非強制

 

 

 

日本商業禮儀4.

帶位到位子時不要立刻就坐

在會議、面試等場合,對方邀請進入房間時,不要立刻入座,應等對方示意坐下,才可以入座。這被視為一種體貼和尊重的舉動。這樣做是為了尊重對方的立場和身份,並等待對方引領,以表對對方的敬意

 

 

 

日本商業禮儀5.

接受對方供應的食物或飲品

當收到對方供應的飲品或食物時,一般慣例是小心翼翼地接受,然後當場享用。然而,對於瓶裝飲料,帶走亦無妨。另外,一般來說是在獲得許可之後再開始享用,才有禮貌。不過,如果非常口渴或需要喝東西止咳時,可以說聲「失礼します」表示歉意再來喝,就沒關係。

 

 

 

和日本人客戶工作時感到困擾的事例

以下是小編訪問FUN! JAPAN在籍的各國員工,在和日本人客戶談生意、打交道時令人困擾的經驗,或不懂之處等等。不知道大家有沒有類似的經驗呢?

 

1.日本人鞠躬似乎依角度來分類型!(J先生 / 來自香港)

2.交換完名片後,不知道該怎麼辦。應該仔細看名片?還是放入名片夾?或是放在桌子就好?正式流程到底是怎樣?(P先生 / 來自泰國)

3.經常被問到「台灣人為什麼這麼想?」當然,我在這個行業工作,或多或少能提供答案。但就算這樣說,希望能理解一個台灣人的觀點並不代表所有台灣人的觀點。(L小姐 / 來自台灣)

4.交換名片的規則我一開始也相當困擾。例如,名片必須放在對方名片之下遞出等等。此外,在與客戶會面時,對於同一家公司的人,通常不需加「さん」,最初要切換來切換去有點困擾。(K小姐 / 來自台灣)

 

 

 

日式商業禮儀太過嚴格嗎?專訪FUN! JAPAN山內社長,聽聽她的看法

不只是FUN! JAPAN來自全球各個國家的員工,日本國內亦有不少人覺得日本商務禮儀相當嚴格!為何日本商務禮儀如此嚴格呢?小編就親自專訪長年在老字號公司任職,並在海外擁有豐富商務經驗的Fun Japan Communication社長—山內小姐,來聽聽她的看法!

 

 

 

您覺得日本的商務禮儀比海外來得嚴格嗎?另外,您認為在日本的商務場合中為何有如此多的禮儀規則必須遵守?

日本的商務禮儀或許會讓人覺得嚴格,但對日本土生土長的日本人來說,已經是「理所當然」的事情了。日本的商務禮儀源自「體貼」,為了避免讓對方覺得不快,希望建立起良好的人際關係、關心他人、不浪費他人時間。我覺得這樣的體貼很日本。

 

小編再進一步訪問了山內社長對日本某些商務場合禮儀的看法。

 

*準時參加會議

日本人在所有事情上都非常重視準時,只要看看日本的鐵道或新幹線便能窺知一二就。如果列車的發車時間是上午10點,那麼日本人都會在5分鐘前抵達車站。從小學開始,就被教育要「提前5分鐘行動」,因此準時守時自然而然地融入日常生活之中。如果會議在10點鐘開始,在10點鐘前坐好並準備好得以開始討論,這樣比較有禮貌,如此一來談生意也比較順暢。然而,太早到的話也不是一件好事。說到底,有否考慮到對方,那份體貼最為重要。

 

*鞠躬的禮儀

據說在昔日的武士社會中,頸後方是要害。因此,向對方展示頸部,就是向對方表示服從的象徵。

一般來說,鞠躬最基本角度為45度,但除非您是從事服務行業,應該很多人都覺得沒必要去在意鞠躬的角度。相反的,日本人在會議上不會擁抱或握手來問候;相反,有很多人相當重視鞠躬的禮儀。

 

*贈送禮物

實際上,最近的日本,在商務場合不再經常贈送禮物。像「お中元」和「お歳暮」季節贈禮也越來愈少見,因為有可能違反合規,故有許多公司也盡量避免贈送。但如果是真心想要向對方表達感謝、感激、道歉,或讓人了解自己的故鄉或自己國家的土產等等,也是不會被否定的。

從國外來日本出差時,送上亞洲各國的土產、伴手禮,想必對方應該也會非常開心呢。

 

*帶位到位子時不要立即就坐

我相信這是一個與日本歷史息息相關的禮儀。在武士社會的時代,領主隨時都有被攻擊的風險,因此在進入房間前需要確保安全。類似情況,高地位的人可能會等到被引導進入房間後再坐下。不過,這種習慣近年正在逐漸消失,會在意的日本人也慢慢減少吧。

順便一提,很多日本人都習慣為職場上地位較高的人按電梯按鈕。如果外國人可以做到這點,說不定會贏得客戶或老闆的另眼相看呢。

 

*為客人提供食物或飲品

的確,日本人很可能不會在得到對方允許之前就先吃、先喝。我認為這也是屬於日本禮儀的一部分。基本上,除非對方主動提出,否則作客的一方不會隨便主動去碰眼前的熱茶或甜點,因為會被認為是不禮貌的行為。相反,如果有客人來訪,提前說「請享用」是個不錯的做法。相互體貼是非常重要的,不過即使先開始享用,對方也不太可能認為這是失禮的。

在專訪的最後,山內社長總結了在日本公司工作或與日本客戶合作時所需注意的禮儀:

 

日本商業禮儀只要有體貼對方、關心對方的感受就OK!

商務禮儀是每個民族的文化體現。禮儀的本質是關心對方。只要您的行為反映出關心對方的體貼,那一切都會沒問題!每個時代都會產生新的禮儀,所以只要隨機應變,就不用太過緊張,放輕鬆來日本就好。

如果打算在日本工作的人,不必因為要和日本人合作而太過焦慮!只需要心懷關心對方的體貼,就能建立良好的關係!

 

 

 

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攝影:彭琪芳

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